060 - Errores comunes en GTD III con Marta Bolívar

En este episodio vamos a por la tercera y por ahora última parte sobre los errores más comunes que suelen cometerse al iniciar (o avanzar) en el camino hacia el dominio de GTD.

Y como en la primera parte nos acompañó David y en la segunda Jordi, en esta ocasión hemos invitado a Marta Bolívar a grabar con nosotros.

Errores comunes en GTD con Marta Bolivar

Buscar/construir/configurar la herramienta perfecta

La herramienta perfecta para aplicar GTD la tenemos tod@s y es nuestro cerebro. Buscar, o tratar de construir o configurar la herramienta perfecta es uno de los errores y fuente de procrastinación más extendido. GTD se basa en interiorizar una serie de hábitos y ninguna herramienta puede pensar o decidir por nosotros.

Intentar ajustar la metodología a la herramienta, en lugar de la herramienta a la metodología

Cualquier herramienta que sirva para gestionar listas es válida para montar las que necesitaremos en nuestro sistema GTD. Pero dichas listas deben ajustarse a las categorías organizativas que GTD propone, y estar presentes en el número (granularidad) adecuado a la complejidad que precisemos en nuestro caso, y no más.

No aclarar correctamente, no definir o enunciar adecuadamente las acciones y los proyectos

Los errores cometidos a la hora de identificar qué significa algo para nosotros, si requiere o no requiere acción, o no enunciar correctamente una siguiente acción con su verbo de acción física y visible y con todos los datos necesarios para poder ejecutar sin pensar, se pagan a través de la procrastinación. Es una buena práctica prestar atención a detalles tan importantes como estos a la hora de aclarar, y también a identificarlos en nuestras revisiones periódicas para corregirlos si llega el caso.

Sobrecomplicar el sistema GTD

La máxima para determinar qué cantidad de bandejas de entrada o qué cantidad de listas debemos tener en nuestro sistema siempre se basa en «el menor número posible, pero todas las necesarias». Más allá de esto, tener más listas de las adecuadas (número que varía de unas personas a otras) es sobrecomplicar, al igual que tener más datos a la vista de los necesarios cuando las revisamos. Se trata de ruido que más que ayudar, dificulta.

Aplicar mal el paso Ejecutar

Todos llevamos a cabo, en mayor o menor medida, los tres tipos de trabajo:

Trabajo según surge
Definir nuestro trabajo
Trabajo definido

La buena práctica es tratar de minimizar el trabajo según surge en pro de maximizar el trabajo definido, para cual debemos dedicar los recursos necesarios a definir nuestro trabajo. Para hacer esto, es fundamental saber identificar las «falsas urgencias» y tratarlas como tal.

Para ejecutar, debemos revisar sistemáticamente nuestro sistema cada vez que vayamos a hacer algo, para elegir con confianza qué hacer o no hacer disponiendo de la información relevante para ello.

No revisar nuestras listas a la hora de ejecutar (tirar de memoria, o de lo último que ha llegado) es una mala práctica.
No aplicar los criterios limitantes —contexto, tiempo, energía disponible— que GTD nos propone (o variar su orden) para elegir con confianza qué hacer o no hacer, es una mala práctica.
Revisar con antelación (por ejemplo, todos los días por la mañana) nuestras listas es una mala práctica si ello supone no hacerlo antes de ejecutar.

Hasta aquí este episodio en el que cerramos la trilogía de los errores más comunes cuando hablamos sobre qué es, o qué no es, o cuales son esas piedras más habituales en el camino para interiorizar los hábitos que nos propone GTD.

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