En este episodio os contaremos cómo Francisco ha pasado de un sistema muy estructurado en Things 3, basado en ARC y en la ortodoxia GTD, a un sistema totalmente distinto: un sistema de dos horizontes funcionando dentro de un reMarkable. Y, lo más importante, por qué ha tenido que hacerlo. No ha sido un cambio caprichoso, sino un cambio forzado por la realidad del trabajo, por la campaña agrícola y por la necesidad de foco.
El sistema original: Things 3 + ARC + GTD
Durante mucho Francisco tenía su sistema montado sobre Things 3, con una estructura muy pensada:
- Un área de Acción con agendas, lugares y herramientas.
- Un área de Reflexión con “esperando de”, “incubadora” y una lista de “resultados” dividida por áreas funcionales.
- Y un área de “otras listas”: procesos, plantillas, referencias…
La redacción era muy cuidada. Cada acción empezaba por su epígrafe: “Irene – ¿qué tipo de barandilla quieres para la piscina?”. Y funcionaba. Era pesado, pero funcionaba.
Su día empezaba con la vista “Hoy”, seguía con un vistazo rápido a “En cualquier momento”, y entre medias hacía dos aclarados diarios. Un sistema digital robusto, pesado, pero muy controlado.
Y la revisión semanal era canónica: Todas las listas, resultados, incubadora, calendario futuro y calendario pasado. Era mucho trabajo mental, sí, pero compensaba. Hasta que llegó la campaña.
La campaña de la aceituna: El colapso del sistema
En campaña todo se acelera. Las tareas no tienen una cadencia tranquila: aparecen con urgencia real.
Cuando decimos “urgencia real” hablamos de cosas que tienen que pasar:
- Esa mañana.
- Esa tarde.
- Al día siguiente temprano.
Y en un momento te encontrabas que:
- La bandeja de entrada se llenaba cada hora.
- La vista Hoy se volvía un infierno.
- “En cualquier momento” dejaba de tener sentido.
- Aclarando en el móvil… con todo lo que implica el móvil.
Pérdida de foco total. Buscaba una fecha en el calendario y, sin darse cuenta, estaba respondiendo un WhatsApp. O resolvía la tarea antes de aclararla. El flujo se rompía. Acabó trabajando directamente desde las capturas, sin aclarado. El sistema había colapsado.
Intentos de rescate en Things
Lo primero fue aligerar. Sacar todas las listas de reflexión a Apple Notas. Eso alivió un poco, pero debilitó toda la perspectiva: la lista de Resultados ya solo se actualizaba en la revisión semanal.
Luego tomó una medida más radical: eliminar toda la organización interna de Things.
Trabajar solo con:
- Hoy
- Programadas
- En cualquier momento
- Algún día
El aclarado se convirtió en un árbol de decisión mínimo:
- ¿Lo voy a hacer?
- No → eliminar
- Sí → ¿Es a corto plazo?
- No → Algún día
- Sí → ¿Tiene fecha?
- Sí → Hoy / Programadas / En cualquier momento
- No → En cualquier momento
Funcionaba… pero había perdido profundidad. Estaba sobreviviendo, no trabajando con control.
Recuerdo del Método de los dos horizontes
Fue entonces cuando recordé el episodio de KENSO sobre el método de los dos horizontes.
Una vez repasado la simplificación en Things era exactamente eso:
- Hoy
- Esta semana
- Otra semana
Era justo lo que Francisco estaba haciendo, solo que desordenado y forzado por la situación. El método encajaba con el momento vital actual.
El problema real: El móvil
Pero había un factor que hacía imposible aclarar bien: el móvil.
Aclarar requiere:
- Concentración.
- Silencio mental.
- Continuidad.
- Estabilidad cognitiva.
Y el móvil es justo lo contrario.
Intentó volver al papel… pero el papel puro no funciona para su volumen de tareas.
Intentó el iPad mini… pero era lo mismo: distracciones, apps, ventanas, notificaciones.
Aparición del reMarkable
Y entonces apareció el anuncio del reMarkable Paper Pro Move. Un dispositivo para escribir a mano sin distracciones, con plantillas, con navegación interna, sin apps, sin notificaciones, sin multitarea.
La experiencia cognitiva del papel, pero sin las limitaciones del papel.
Primeros pasos en ReMarkable
Para no romper su arquitectura mental, Francisco creó tres cuadernos:
- Hoy
- Esta semana
- Otra semana
Y una libreta general para capturas.
Lo sorprendente fue lo que pasó sin querer:
- Encontró el foco. Escribía a mano y pensaba. Nada más.
- Empezó a capturar muchísimo menos. Porque escribir a mano genera un filtrado mental natural. Solo capturas lo que de verdad merece existir.
Resultado:
- Un sistema puro.
- Sin ruido.
- Solo tareas reales.
Operativa diario con el ReMarkable
Captura:
- Filtro mental → se escribe en la libreta general o directamente en “Hoy / Semana / Otra semana”.
Selección matinal
- Revisar el calendario (solo eventos).
- Ver huecos reales.
- Ir a la página “Esta semana”.
- Seleccionar tareas alcanzables.
- Transcribirlas a Hoy.
Ejecución
- Trabajo desde la página del día.
- Capturar sobre la marcha.
- Escribir donde corresponde.
Cierre diario
Revisión “Hoy”:
- ¿Tiene sentido?
- ¿Mover a esta semana?
- ¿Mover a otra semana?
- ¿Eliminar?
Migración semanal
Revisar “Otra semana”:
- Activar lo que toque, se pasa a “Esta semana”.
Es muy ligero, muy rápido.
El problema de las fechas
En todo este sistema había un agujero: las tareas con fecha fija.
Francisco las metía en “Otra semana”, y al migrar, pasaban a “Esta semana”, y luego, cuando tocaba, a “Hoy”. Pero si había muchas, generaban mucho ruido en “Otra semana”. Necesitaba algo más.
La solución: La plantilla “TO-DOS 2025” y tu archivo “TAREAS 2026”
Ahí descubre una plantilla del reMarkable llamada “To-dos 2025”:
- Con página para cada día.
- Página para cada semana.
- Página para cada mes.
- Y enlaces internos.
Fue probarla y encontrar la solución que estaba buscando, incluso creando su propio archivo personalizado «Tareas 2026».
¿Qué resolvió?
- Las tareas con fecha fija van directamente a la página de ese día concreto. Sin contaminar “Otra semana”.
- “Hoy” y “Esta semana” están integradas en el mismo archivo. Sin cambiar de cuaderno.
- “Otra semana” se queda limpia como buffer real.
- El calendario vuelve a ser exclusivamente para eventos compartidos.
El fleco: Los Proyectos
A día de hoy no está gestionando proyectos “a la GTD”. Y más adelante, cuando el sistema esté totalmente estabilizado, seguramente creará un cuaderno de Resultados con revisión mensual o estacional.
Pero ahora mismo no lo necesita para estar en control.
Conclusiones
Lo que ha hecho es rediseñar su sistema desde la realidad, no desde la teoría.
Ha mantenido la esencia de GTD —captura, aclarado, revisión, ejecución— pero encontrado un entorno cognitivo donde puedes pensar sin distracciones.
Esa es la clave: pensar sin distracciones.
El reMarkable le ha dado un espacio limpio, el método de los dos horizontes le ha dado ritmo, y juntos le dan un sistema ligero, sostenible y perfectamente adaptado a su vida real.
Pues ya tenemos un episodio redondo.
Un viaje metodológico real: de un sistema robusto pero pesado, a un sistema simple, honesto y funcional.
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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman
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