El archivo de seguimiento en GTD

Hoy vamos a hablar de la utilidad que el Archivo de seguimiento tiene en GTD y la función que cumple.

Francisco de Paula nos planteaba esta propuesta de tema para un episodio en nuestra comunidad en Slack:

“Propongo un episodio sobre el archivo de seguimiento, su naturaleza, su contenido (acciones, proyectos o temas incubados), formas de implementarlo en analógico y digital, funcionamiento etc”

¿Qué es el archivo de seguimiento en GTD?

El archivo de seguimiento es una herramienta de organización que se usa para hacer seguimiento de todos los temas con fecha de acción a futuro. Básicamente es ponernos un recordatorio a futuro para revaluar qué hacemos con eso.

Si seguimos el flujo de GTD llegamos al archivo de seguimiento con estos pasos:

¿Requiere acción? No -> ¿Me puede ser útil? Si -> Incubar -> ¿Tiene fecha de activación a futuro? Si -> Archivo de seguimiento

José Miguel Bolívar en su libro indica que el archivo de seguimiento debería estar en la parte del diagrama que SI requiere acción.

En realidad David Allen, explica en el texto que acompaña al diafgrama que ambas opciones son correctas, lo que convierte a esta lista en una de las más complejas de la metodología.

¿Qué contiene el archivo de seguimiento en GTD?

Cómo decíamos el archivo de seguimiento se compone de recordatorios que queremos revaluar a futuro. Son acciones que no están sujetas a un día y hora concreta de realización (por lo que no van al calendario como tal) ni podemos hacerlas “lo antes posible” ya que tenemos que esperar a que llegue un día concreto. El ejemplo más clásico es comprar las entradas de un concierto que no se ponen a la venta hasta dentro de dos meses. La declaración de la Renta será otro ejemplo que veas en muchos sitios.

“Me interesa el futuro porque es el sitio donde voy a pasar el resto de mi vida”.
Woody Allen

¿Cómo se puede implementar el archivo de seguimiento de forma analógica?

La forma analógica mas sencilla de implementar el archivo de seguimiento es el método de las 43 capetas. Este sistema también se conoce como archivo perpetuo.

Rotulamos 12 carpetas con los nombres de los doce meses del año (enero, febrero,…) y las otras 31 con los días del mes del 1 al 31. Una vez preparadas las carpetas pones primero todas las carpetas desde el día siguiente al actual hasta el 31. Detrás de estas pones el próximo mes al actual seguido del resto de carpetas de los días pasados. Por último pones las carpetas de los meses siguientes.

Si hoy fuese 11 de marzo ordenaríamos las carpetas de esta forma:

Primero: Carpetas desde el 12 hasta el 31
Segundo: Carpeta de abril
Tercero: Separadores desde el 1 hasta el 11
Cuarto: Carpetas de abril hasta diciembre
Quinto: Carpetas de enero hasta marzo

Cada día iras a la carpeta que esté primera (que su número coincidirá con la fecha del día) y varias su contenido en tu bandeja de entrada. Luego pasarás esa carpeta al final del las carpetas de números para que vuelva a estar disponible al siguiente mes. Cada primer de mes vacías el contenido de la carpeta del mes en su día correspondiente y mueves esa carpeta vacía al final de las carpetas de meses. Recuerda que las carpetas de días pasados se ponen después de la carpeta del siguiente mes para que al finalizar el día 31 (o 30) las carpetas de días “aparezca” la carpeta del próximo mes.

¿Cómo se puede implementar el archivo de seguimiento de forma digital?

De forma digital podemos implementar el archivo de seguimiento de distintas maneras, cada una con sus ventajas e inconvenientes:

Calendario: Poniendo un recordatorio en el calendario, de día completo. Cuando consultamos el calendario vemos is podemos hacer la acción. En caso de no poder la apuntamos en nuestras listas de próximas acciones para hacerlo lo antes posible. Un buen consejo es crear un calendario específico para el archivo de seguimiento y así tenerlo más organizado. Esta forma también se puede implantar de forma analógica.

Fecha de inicio en la app: Le podemos poner a la próxima acción una fecha de inicio en la que la que se se haga visible en el sistema. Llegada la fecha aparecerá en nuestro inbox y cuando aclaremos veremos si podemos hacerla en ese momento o la dejamos organizada en su contexto.

Lista ordenada por fechas: Podemos tener una lista de próximas acciones a futuro ordenada por fechas. Es un híbrido de las dos anteriores ya que podría ser una vista concreta de nuestro calendario o una vista concreta de nuestras acciones con fecha de inicio (según la app que uses). El procedimiento de uso es como las anteriores: consulta de la lista, ver si se puede dejar hecho y hacerlo, en caso de no hacerlo ordenarlo en su lista correspondiente para hacerlo lo antes posible.

Enlaces de interés:

Grupo de Aprendiendo GTD en LinkedIn
David Allen Company – PDF sobre el archivo de seguimiento
Redes productivas – Qué es el archivo de seguimiento
Optima Infinito – Cómo construir un archivo de seguimiento

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