Aclarar el correo electrónico

En este episodio vamos a tratar de forma muy práctica el aclarado de las bandejas de entrada de nuestros mails.

Aclarar el correo electrónico

El origen de este episodio es que hemos detectado que muchas personas, cuando están aclarando sus bandejas de entrada de correo electrónico, envían un enlace de vuelta a la bandeja de entrada de su aplicación de gestión de listas.

Veremos con ejemplos, diagrama del paso de aclarar en mano, cada una de las posibilidades que se ofrecen. En GTD, aclarar no es hacer, es decidir. Cuando aclaramos el correo, lo que hacemos es pasar cada mensaje por una serie de preguntas:

¿Qué es esto?
¿Requiere acción?
Si no, puede que se elimine, se archive o se incuben ideas.
Si sí, puede que se haga ahora, se delegue o se posponga.

Tras este repaso, vamos a poner en contexto cómo lo hacemos nosotros, las herramientas que usamos, las cuentas que gestionamos o si preferimos hacerlo desde el ordenador o desde el móvil.

Una vez repasada la situación particular de cada uno (tendrás que escuchar el audio para saberlo) procedemos a ver las distintas opciones que nos ofrece el paso aclarar en el caso concreto del correo electrónico.

1.- ELIMINAR

Primer caso: eliminar. Caso más sencillo. Borrar sin más.

Ejemplo: un email de publicidad de algo que no te interesa. No requiere acción, no necesitas guardarlo… se va a la papelera sin pensar dos veces.

A veces cuesta porque nos da miedo borrar. Pero si no sirve para nada ni ahora ni en el futuro… fuera.

2.- ARCHIVAR

Segundo caso: archivar. Es información que puede ser útil, pero no requiere acción.

Ejemplo: un recibo de la luz, o un correo con los datos de una reunión pasada.

Aquí usamos nuestro sistema de archivo. Lo importante es que esté bien organizado y accesible en menos de un minuto cuando lo necesitemos.

3.- INCUBAR

Tercer caso: incubar. Es algo que te interesa, pero no ahora.

Ejemplo: un curso que te llama la atención, pero no tienes hueco este mes. Lo pasas a la lista de “Algún día / Tal vez”.

Esto libera la mente. No tienes que decidir ahora si lo haces, pero tampoco lo pierdes.

4.- DELEGAR

Cuarto caso: delegar. Aquellos correos que sí requieren acción, pero no la tienes que hacer tú. Eso es delegar.

Ejemplo: Te escriben para pedir un informe, pero lo hace otra persona de tu equipo. Reenvías y lo anotas en tu lista de “A la espera”.

Y ese seguimiento es clave. Si delegas pero no haces seguimiento, no estás gestionando bien. GTD nos pide cerrar los bucles.

5.- POSPONER

Quinto caso: posponer. De nuevo un mail que requiere acción pero en este caso lo tienes que hacer tú, pero no ahora.

Ejemplo: Un correo que te pide preparar una presentación para dentro de dos semanas. No lo haces ya, pero lo anotas como próxima acción en tu sistema, o lo programas para el día en que quieras hacerlo.

Y si es una fecha fija, puede ir al calendario. Pero si no, va a la lista de próximas acciones, con el contexto adecuado.

6.- HACER

Sexto caso: hacer. Un mail que requiere acción, que lo tienes que hacer tú y que lo mejor es hacerlo ya.

Ejemplo típico: responder con un “ok”, reenviar algo, confirmar una cita… fuera de la bandeja rápido.

Regla de los 2 minutos: si el email requiere algo que puedes hacer en menos de 2 minutos… hazlo y pasa al siguiente.

Resumen final para aclarar el correo

Entonces, cada vez que aclaramos un correo, podemos:

Eliminarlo si no vale para nada.
Archivarlo si es útil, pero no requiere acción.
Incubarlo si podría interesarnos en el futuro.
Delegarlo si lo tiene que hacer otro.
Posponerlo si lo harás tú, pero más adelante.
Hacerlo ya si lleva menos de 2 minutos.

Y lo importante es que cada correo tiene que decidirse en el momento del aclarado, no volver a dejarlo ahí.

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman