Entorno productivo en GTD | Organiza tus zonas de trabajo

Este podcast ha salido a raíz de los comentarios del grupo de Telegram del podcast y de los videos que Jeroen Sangers sobre el tema en el video podcast que tenía “Productividad en 2 minutos”.

Hoy vamos a explicar cómo mantener un entorno productivo (habitación, escritorio, tablet, etc …) que nos permita mantener y fomentar un alto grado de productividad y concentración.

¿Por qué es importante la organización del puesto de trabajo?

Obviamente un entorno desordenado, disminuye nuestra concentración y nuestro rendimiento. Perdemos mucho más tiempo buscando algo en el desorden que manteniendo un entorno ordenado y organizado.

Podemos pensar en la teoría de las ventanas rotas, que dice:

“El estado de desorden o deterioro de las cosas fomenta un empeoramiento en este estado de deterioro o desorden”

Una teoría de criminología que dice que los entornos urbanos que se mantienen en orden y buenas condiciones puede provocar un descenso del vandalismo y la criminalidad.

Pongamos varios ejemplos de entornos productivos

Si entramos a la cocina con un plato sucio, y la encontramos desordenada, (imaginad un fregadero lleno de platos sucios sin lavar y sin meter en el lavavajillas . . .) dejaremos el plato en el primer sitio que encontremos, total, no va a suponer ningún cambio en el entorno.

Sin embargo, si la cocina está recogida y limpia, el plato irá seguramente al lavavajillas y seguirá todo organizado.

Es decir, el orden contribuye a mantener todo ordenado y viceversa.

Del mismo modo, cuando viene una visita (o nuestra suegra) a casa, y no la tenemos limpia y organizada, hacemos lo que se llama comúnmente “limpiar lo que vé la suegra”: limpiamos por encima, y recogemos todo y lo guardamos amontonado en el primer armario que vemos. Eso tiene un coste terrible, porque hemos invertido un tiempo precioso (recordemos que no hay forma de comprar más tiempo) en recoger “mal” y vamos a gastar más tiempo en sacar esos trastos del armario y colocarlos bien.

Si mantenemos nuestro entorno (ya sea un escritorio, los archivos de nuestro ordenador o nuestro sistema de archivo físico) ordenado y al día, seremos más productivos, perderemos menos tiempo y será más fácil estar enfocado.

¿Cómo organizar nuestro puesto de trabajo?

Hablar de puestos de trabajo productivos siempre es complicado, ya que cada uno tiene un trabajo determinado y en función de su labor, tendrá unas necesidades determinadas. Es por ello que vamos a dar unas pequeñas pautas generales de lo que tendría que ser un entorno de trabajo productivo y vamos a hablar de cómo nosotros organizamos nuestras mesas de trabajo.

Consejos a nivel general

David Allen, en su libro “Organízate con Eficacia” habla de mantener 3 bandejas físicas de trabajo:

La Bandeja de Entrada
La bandeja de Cosas en Curso
Bandeja de Leer/Revisar

En los tiempos actuales, la mayoría de estas bandejas son virtuales (email, Gestores de Tareas tipo: OmniFocus, Things, Todoist, etc. . . ), pero no está de más tener una “Bandeja de entrada física”, dónde depositar todas las informaciones que a lo largo del día nos llegan para Procesarlas más adelante. Te ayudará a mantener tu lugar de trabajo ordenado y a no perder ninguna información.

A nivel fisiológico, lo que ya sabemos todos, poner el monitor (si utilizas ordenador) a la altura de los ojos, tener una silla ergonómica que te evite dolores de cuello y espalda, tener todo lo necesario (bolígrafos, cuadernos, tacos de nota, etc. . . ) al alcance de la mano para evitar malas posturas, etc. . . Iluminación correcta, etc. Todas estas recomendaciones que estamos hartos de escuchar.

Tener creado un sistema de archivo eficaz (físico o virtual), que te permita archivar de forma rápida la información que tengas que conservar. Evitar a toda costa utilizar el email como cajón desastre, tender a la bandeja de entra a cero.

Manolo ha pasado mucho tiempo, con una bandeja física “Para Archivar” y es un error. Al final depositas cantidad de cosas pendiente de archivo y el día que vas a archivar no sabes ni dónde meterlo, o la caja que correspondía ya se ha enviado a archivo. Es mejor archivar sobre la marcha (siempre que sea posible) que guardarlo para más adelante. Si no es posible archivar en el momento, es recomendable dedicar los últimos 10 minutos del día a archivar esa información que no has podido guardar durante el día (ya sea física o virtual) y dejarla en su lugar. Así cuando venga “ . . . la suegra . . . “ estará todo colocado y en su sitio.

Evitar tener documentación física. Si es posible, escanea todos tus documentos. La mayoría de las compañías, ya envían toda su documentación en pdf, ya sean facturas, balances o impuestos. Es mejor archivo digital bien organizado. Quizá deberíamos hablar en otro episodio de como crear y organizar un archivo digital.

Este mismo razonamiento se debe trasladar al escritorio de nuestro ordenador, no podemos tener un escritorio lleno de archivos, accesos directos, etc. Mientras más ordenado tengamos todo, más fácil será mantener ese orden y encontrar los archivos que nos hagan falta con mayor facilidad (a pesar de los buscadores actuales que hacen un trabajo formidable).

Organización Productiva de Luis

Es primordial tener la mesa de trabajo muy ordenada, bueno la oficina en general. Detesto pasar minutos buscando algo, por lo que tengo la manía de tener siempre cada cosa en un sitio concreto y volver a dejarla allí una vez lo he utilizado.

Sobre la mesa tengo un soporte de bambú para el monitor que me deja libre todo el lateral derecho de la mesa para tener el iPad Pro y la esquina superior derecha de la mesa como bandeja de entrada. Si alguien me tiene que dejar un papel o tengo algo en formato físico se pone en esa esquina hasta que lo uso a lo largo del día. Lo típico son las cartas de correo, unas facturas o planos que he impreso… Este espacio suele estar vacío.

El espacio que queda bajo el monitor es la zona de archivo temporal. Básicamente ahí tengo las facturas que tengo pendientes por pagar, a lo que suelo dedicar un día a la semana y pago todas de golpe, un cuaderno (por si el iPad falla) y algún documento de un presupuesto en marcha que no esté digitalizado por algún motivo.

La parte superior de este soporte tiene una serie de huecos donde tengo los bolígrafos, clips, el cargador de pilas y un hueco para la taza de café.

Por último está la gestión de los documentos digitales, que son la mayoría de los que uso. Ahí para archivar entra en juego la app Hazel. Una app de Mac (File Juggler en Windows podría ser una alternativa) que monitoriza una carpeta y cuando entra un archivo y cumple unas condiciones lo renombre y lo archiva. Esto me ahorra muchísimo tiempo y evito errores a la hora de archivar.

Organización Productiva de Manolo

También ha comprado el soporte/organizador de Bambú pero lo recibirá en unos días.

Reconoce que debería ser más organizado en el puesto de trabajo. Su organización, básicamente se basa en una bandeja física que la llama “Inbox”, dónde añade toda la información que le llega durante el día. La norma es que esa bandeja debe estar vacía al finalizar el día. El email debería ser igual, pero aún no lo ha conseguido, por lo que está empezando a crear reglas para tratar de mantener un mayor control de la bandeja de entrada de correo y quitar toda la paja que nos llega a lo largo del día.

También utiliza un par de bandejas físicas de cosas en curso. Las tiene etiquetadas en rojo, y contienen la documentación física que afectan a temas en curso y que tiene que tener en algún lugar hasta que pasan a ser archivadas o destruidas.

A parte por la índole de su trabajo, tiene una bandeja de documentación generada a lo largo del día que hay que conservar (contratos firmados por clientes, cheques, reintegros, etc). Eso también se archiva cada vez más en sistemas electrónicos pero lo poco que se genera se deposita en una bandeja que un miembro de su equipo archiva a diario (recoge la documentación de todos y la mete en un sobre secuencial archivado por fechas).

Por supuesto, siempre tiene el iPad en la mesa abierto con OmniFocus a la vista, que le ayuda a mantener el control horario de los proyectos y tareas que hay que realizar en el día.

¿Cómo es tu entorno productivo?

Pues eso, cuéntanos como organizas tu entorno para que podamos aprender todos.

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La sintonía del podcast es Jealously de Lilly Wolf y está disponible en jamendo.es