Volvemos a traer un tema 100% relacionado con GTD y no es otro que la tan temida (y odiada) revisión semanal. 

Es un tema que hemos tratado en varios episodios, por ejemplo le dimos un repaso teórico en el episodio “041 – Reflexionar en GTD tres años después”, un enfoque más personal en el “075 – Cómo lo hacemos: Reflexionar (Revisar)” y uno más de consejos en el “152 – Revisión semanal.. revisión infernal”. 

En este caso queremos darle un repaso totalmente práctico y formativo. Vamos a ir repasando paso a paso la revisión semanal dejando unas pausas para que os de tiempo a parar el podcast y hacerlos. 

La revisión semanal es un factor crítico según el propio David Allen y resulta curioso que cuando la haces te sientes bien, pero cuesta mucho hacerla. Casi como ir al gimnasio. Básicamente la revisión semanal se basa en revisar de forma regular nuestro sistema para mantenerlo actualizado. Además nos permite mantener una visión general del sistema.

Los objetivos principales de la revisión semanal

• Reflexionar
• Actualizar 
• Coger perspectiva 
• Visión horizontal y vertical del sistema 

Aunque se habla de revisión semanal, esta periodicidad es solo un indicativo y dependerá mucho de la forma de vida de cada uno. Debemos ser flexibles y adaptarnos a lo que necesitamos. Puede ser cada 7 días, cada 10, cada 15 o cada 3. Siempre es mejor revisar en parte que no revisar nada, por eso no hay que obsesionarse con la perfección.

Revisión Semanal guiada

Pues una vez hecha esta introducción vamos a ponernos a hacer la revisión semanal. Necesitáis tener a mano los siguientes elementos:

• Herramienta captura
• Listas
• Calendarios
• Bandejas entrada físicas 

Para los más noveles, o para los que retoman GTD después de un tiempo, es más que recomendable tener delante el diagrama de aclarar/organizar para obtener mejores resultados. No hay que olvidar que aclarar bien da como resultado listas de mejor calidad.

Por otro lado recordad que en la revisión semanal, al revisar nuestras listas, no se debe caer en la tentación de ponerte a hacer principalmente porque si próximas acciones que ya están en nuestras listas son acciones de menos de 2 min porque ya están aclaradas. 

Pues vamos a ello. Repasaremos los 11 pasos de la revisión, indicando qué hacer en cada uno y dejaremos un tiempo para que pauseis el episodio y os pongais manos a la obra.

11 Pasos de la revisión semanal

ACLARAR – Recopilar papeles sueltos

Además de tus bandejas físicas que tienes cerca deberías recopilar el resto de papeles que tengas en otros sitios. Puede ser el momento de mirar en tu cartera, bajar al coche a mirar la guantera o revisar la mochila que usas en el día a día. incluso mirar el correo postal.

ACLARAR – Vaciar la bandeja de entrada

Coges el diagrama y uno por uno procesas los elementos que tengas pendientes en todas tus bandejas de entrada, tanto físicas como digitales. Una cosa útil, si haces la revisión un día festivo es haber aclarado el email del trabajo antes de terminar la última jornada laboral. 

ACLARAR – Vaciar la cabeza

Ahora llega el momento de hacer un breve barrido mental y apuntar todo aquello que se te pase por la cabeza que puedas tener pendiente sin juzgar si es necesario hacerlo o no. Simplemente apúntalo. Dedicale a este paso unos 5 o 10 minutos y si necesitas ayuda existen unas listas de detonantes que te pueden ayudar..

PONERTE AL DÍA – Revisar siguientes acciones

Una a una repasa todas tus listas de contextos. Quita las acciones que estén terminadas (y captura un próximo paso), elimina aquellas que veas que ya no tienen sentido y revisa aquellas que llevan tiempo en tu sistema y no se hacen nunca. ¿Están bien aclaradas?, ¿no serán realmente un proyectos?, ¿las has redactado bien?. 

PONERTE AL DÍA – Revisar el calendario pasado

Mira tu calendario pasado desde la última vez que hiciste la revisión y mira si te falta algo por hacer o completar. 

PONERTE AL DÍA – Revisar el calendario futuro

Revisa las próximas tres o cuatro semanas para ver qué eventos tienes a futuro. ¿Tienes que ir preparando algo?, ¿necesitas contactar con alguien antes de una fecha?, ¿tienes algún vencimiento próximo al que presatarle atención?

PONERTE AL DÍA – Revisar la lista «A la espera»

De nuevo revisa esta lista elemento a elemento. Elimina y actualiza los que procedan. En este paso es normal que aparezcan varias capturas para reclamar ese informe que no te han dado, o ver que ha pasado con ese paquete de AliExpress que hace un mes que no llega. No te pongas a hacer, captura.

PONERTE AL DÍA – Revisar las listas de proyectos y resultados

Repasa uno a uno los elementos de tu lista de proyectos. Como en otros casos elimina los que esté terminados. Recuerda que cada proyecto debe tener al menos una próxima acción para asegurarte que puede avanzar. Vienes de revisar tus listas de próximas acciones por lo que es fácil comprobar a cuales le faltan una próxima acción. Si te cuesta, imprime tus listas o abre las listas (proyectos y próximas acciones) en dos pantallas. 

PONERTE AL DÍA – Revisar listas de control

¿Tienes que activar alguna de tus listas de control? ¿Se te ha pasado actualizarlas desde la última vez? ¡Este es el momento!.

SÉ CREATIVO – Revisar la lista «Algún día / Tal vez»

Ahora vete a tu lista “Algún día / Tal vez” y mira si es buen momento para recuperar alguna idea y activarla. También al repasarla, si detectas algún elemento que no hace falta tener ya, borralo. Evita que esta lista se convierta en un cajón desastre de “cosas que sé que no voy a hacer nunca”.

SÉ CREATIVO – Sé creativo, ¿alguna idea nueva?

Y por último ¿se te ocurre algo nuevo que no esté en tus listas?, ¿quieres probar algo?. Captúralo y sigue.

Si has llegado hasta aquí ¡enhorabuena! has terminado la tan temida revisión semanal. Tu sistema está actualizado y es probable que a lo largo de la revisión nuevas capturas se hayan incorporado a la bandeja de entrada de tu app de tareas. No pasa nada, ya las aclararas y organizarás en su momento. 

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman