Este episodio vamos a salirnos de GTD y vamos a ver un sistema de gestión de listas de tareas extensas.

Este episodio nace a raíz de leer un post de Mark Forster en el que cuenta un sistema de gestión de tareas en el que ha estado trabajando.

¿Quién es Mark Forster?

Mark Forster es un escritor sobre productividad que escribe en su blog “Get Everything Done” en el que investiga sobre distintos métodos sencillos de gestión de listas de tareas (el lo llama gestión del tiempo).

Algunos de estos métodos de gestión del tiempo son:

• Autofocus
• Do it tomorrow
• Day-Week-Month
• Three tasks

También es autor de varios libros sobre productividad como son:

• Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management
• Get Everything Done: And Still Have Time to Play
• Secrets of Productive People: 50 Techniques To Get Things Done
• How to Make Your Dreams Come True

También es un cantante alemán de ascendencia polaca, pero no creo que sea el mismo.

Una vez presentado este señor vamos a pasar a ver la forma de trabajar que propone y cómo lo hemos aplicado a nuestro sistema GTD. Veréis que el sistema puede funcionarle a algunas personas porque es muy sencillo, pero cuando eres usuario de GTD ves las carencias que tiene a nivel general.

The ultimate time management system

Estas son las reglas para el sistema de gestión de listas:

1. Tienes dos listas: una Lista Antigua y una Lista Nueva.
2. Empieza llenando la Lista Antigua con todas las tareas que quieres realizar. Te sugiero que pongas en ella todo lo que te gustaría terminar en las próximas dos semanas, aproximadamente. En esta etapa, la Lista Nueva permanece vacía.
3. Comienza a trabajar en las tareas de la Lista Antigua. Si surgen nuevas tareas, colócalas en la Lista Nueva. No se deben añadir tareas nuevas a la Lista Antigua.
4. Puedes realizar las tareas de la Lista Antigua en el orden que prefieras. Continúa trabajando en las tareas de la Lista Antigua mientras te apetezca.
5. Cuando termines una tarea, elimínala de la Lista Antigua. Si es una tarea recurrente, vuelve a escribirla al final de la Lista Nueva.
6. No es necesario que termines una tarea en una sola sesión. Si quieres dejar de trabajar en una tarea de la Lista Antigua sin haberla terminado, elimínala y vuelve a escribirla al final de la Lista Antigua (no en la Nueva). Las tareas permanecen en la Lista Antigua hasta que se completan.
7. Cuando hayas trabajado lo suficiente en la Lista Antigua por el momento, cambia a la Lista Nueva.
8. Las reglas para procesar tareas en la Lista Nueva son diferentes de las de la Lista Antigua. En la Lista Nueva, debes hacer las tareas en el orden en que están escritas. Por ejemplo, si tienes diez tareas en la Lista Nueva y empiezas con la Tarea 5, no puedes hacer después ninguna de las Tareas 1 a 4. Tu próxima tarea solo puede ser una de las Tareas 6 a 10. Las tareas no terminadas en la Lista Nueva se vuelven a escribir al final de la Lista Nueva, no en la Lista Antigua.
9. Una vez que llegues al final de la Lista Nueva, regresas a la Lista Antigua y repites el proceso desde el Paso 3 en adelante.
10. Cada vez que regreses a la Lista Antigua, debes trabajar al menos en una tarea. Si no lo haces, todas las tareas que queden en la Lista Antigua se eliminan sin volver a ingresarlas.
11. Cuando la Lista Antigua esté vacía, la Lista Nueva se convierte en la Lista Antigua y comienzas una nueva Lista Nueva.

Las reglas parecen más complicadas de lo que son en la práctica. La mejor manera de entenderlas es leerlas con atención y luego probar el sistema. Después de uno o dos días de uso, vuelve a leerlas para asegurarte de que las estás aplicando correctamente.

¿Cómo lo ha aplicado Luis?

Lo he aplicado solo en mi lista ordenador, que es con la que más trabajo. Hay que decir que el sistema tiene su lógica, porque no dejas cosas atrás y te fuerza de alguna manera o a hacerlas o a borrarlas pero si estas usando no te aporta mucho, porque vas a consultar dos listas en lugar de una.

El sistema te ayuda a ser consciente de las cosas que apuntamos y que realmente no es necesario hacer, pero en GTD con las revisiones vas viendo este problema también y aprendes a ser selectivo y tener un criterio.

¿Cómo lo ha aplicado Manolo?

El trabajo de Manolo ha cambiado hace poco y ha pasado de un trabajo principalmente comercial a meramente administrativo. Tareas repetitivas, pocos proyectos y mucho trabajo administrativo. En este contexto el sistema funciona muy bien, una vez lo has montado y lo vas ejecutando, vas “reiniciando” tareas en la nueva lista y más o menos lo tienes controlado.

En un torno de este tipo la cosa no tiene más complejidad, mi duda es cuando intentas ir más allá e implementarlo en todo tu sistema. Al final tienes una lista enorme de proyectos que están en la incubadora, y que los ves a diario, lo que a nuestro modo de entender, genera ruido en el sistema.

Tampoco me queda claro, cómo asignas prioridades a los proyectos, aquí Mark Foster habla de elegir el proyecto que más te guste o te interese hacer. No observamos una forma clara, la prioridad, la urgencia o el vencimiento de cada proyecto.

Quién sabe, lo mismo en un futuro repasamos otras de sus propuestas porque tienen cosas curiosas.

¿Te animas a probar este sistema de gestión de listas?

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman