En esta entrada de la serie OmniFocus y GTD® voy a compartir contigo otras vistas personalizadas (Perspectivas) que utilizo. Como ninguna es compleja de exponer, hoy vamos a condensar varias en la misma entrada.
Listas de proyectos
Como ves en la imagen, es únicamente una vista personalizada que se enfoca sobre el directorio llamado «Listas de proyectos» que ya vimos en la entrada en que describí mi estructura básica.
No hay más complicación, una «Lista de proyectos», una «Lista de proyectos on-hold (detenidos, puestos en pausa)» y una «Lista de proyectos delegados», en formato desplegable.
Agendas
La lista de Agendas es muy similar a lo ya descrito para las listas de Siguientes Acciones.
Se trata de una vista que apunta al directorio Agendas de la estructura principal, que muestra todas las sublistas en formato desplegable y que oculta aquellas sublistas que carecen de contenido (técnicamente, en la aplicación, se configura igual).
He eliminado los nombres, pero estas listas (en mi caso) se centran en a) mi esposa, mi hijo y mis padres, b) las personas/compañer@s/proveedores de trato más frecuente en cada uno de mis áreas laborales, y c) colectivos, grupos o equipos de trato frecuente, bien sea en cada una de mis áreas laborales o en cualquier otra. Esas son las listas que mantengo fijas, y si luego identifico personas o colectivos con quienes tendré un trato frecuente (aunque sea temporal), les añado en tanto me sea útil, para más tarde eliminarles de la lista cuando deje de tener sentido que estén allí.
Como ves, es también una vista sin complicaciones.
Listas «a la espera»
Yo utilizo dos listas a la espera. El segmentar mi lista a la espera obedece básicamente a mi necesidad de revisar los recordatorios a plazos de tiempo diferentes.
Uno de mis entornos laborales se mueve a velocidades vertiginosas; en muchas ocasiones delego acciones que deben estar de vuelta «para esta tarde», o «para mañana». Por este motivo, tengo una lista «A la espera» que suelo revisar un par de veces por semana (como mínimo una, en mi Revisión Semanal) y otra que reviso a diario (típicamente un par de veces al día). Esta segunda lista que reviso diariamente es mucho más contenida, y me facilita mantener el control sobre lo necesario sin tener que revisar una lista enorme, ya que suelo tener bastantes acciones delegadas.
En OmniFocus, estas listas están representadas como las demás; desplegables para poder ver/ocultar, y si alguna está vacía no se muestra (aunque esto último no suele ocurrir).
Hasta aquí lo que dan de sí estas listas, la semana próxima haremos un alto en esta serie sobre GTD® y OmniFocus para diversificar un poco, y la siguiente regresaremos a la serie porque aún queda mucho por ver. Hasta entonces, estoy a tu disposición en los comentarios de la entrada.
Muchas gracias Sergio por esta serie de entradas sobre Omnifocus en GTD. Me están sirviendo mucho para aclararme mucho más de cómo organizarme de forma más eficaz y entender mejor los conceptos del GTD. Empiezo a ver luz en todo lo que explicáis en el podcast.
Un saludo
Gracias Oscar, por compartirlo y por dedicarle un rato a leer las entradas.
Un privilegio y un auténtico placer poder aportar un granito de arena para que tod@s podamos desenvolvernos de un modo más efectivo en nuestro día a día.
Un abrazo.
Hola Sergio.
Ante todo muchas gracias por estos post de Omnifocus y GTD. Me están valiendo mucho para rehacer «mi sistema» GTD ;-). El caso es que veo que el tema de las agendas las tienes en Proyectos en lugar de la Etiquetas, como pone en la guía oficial de David Allen Company. ¿Es por algún motivo especial?. Gracias de nuevo y espero poder conocerte en alguna futura formación con Optima Lab.
Saludos.
Hola Francisco,
No hay un motivo sustancial, de peso, para crear las listas de un modo u otro (mediante «proyectos» o mediante «etiquetas», bajo la nomenclatura que da OmniFocus). Simplemente me he decidido por uno (en mi caso «proyectos») y hago uso de ese modelo para todo; sí veo interesante no mezclar, porque no entiendo que aporte nada.
Bajo mi punto de vista, si utilizas «proyectos» para crear tus listas por contexto, lo lógico es hacer lo mismo con el resto; si prefieres etiquetas, pues utilizarlas para todas las listas. ¿Porqué? Pues porque así dispondrás de una única vista en árbol para todo tu contenido («proyectos» o «etiquetas», según sea el caso), o darás siempre el mismo uso a la entrada rápida o edición (según utilices una u otra cuando aclaras tu inbox, por ejemplo). Es decir, dispondrás de un flujo sencillo e idéntico para todas las situaciones.
Estoy seguro de que antes o después coincidiremos, estará francamente bien poder «desvirtualizarnos» 🙂
Un abrazo.