Gestión de tu sistema de archivo en GTD

En este episodio hablaremos sobre cómo gestionar nuestro sistema de archivo en GTD. Para ello veremos las buenas prácticas a las hora de identificar, crear o mantener nuestro sistema de archivo en GTD además de ir contando cómo son nuestros propios sistemas de archivo.

¿Qué es, o qué aloja la categoría organizativa archivo en GTD?

Si nos centramos en el mapa de flujo de trabajo, veremos que para llegar a esta categoría deberemos responder «No» a la pregunta de «¿Requiere acción?», y a continuación desechar otras dos opciones: «¿Puede serme útil? Sí, luego no lo tiro» y «¿Es una posibilidad, es algo a lo que quiero regresar en el futuro para tomar algún tipo de decisión? No».

Dado esto, las cosas que van al archivo en GTD son cosas sobre las que no quiero o debo volver a tomar decisiones, pero sin embargo entiendo qué pueden serme útiles en el futuro y tienen valor como material de referencia.

¿Tipos y ejemplos de archivo?

Archivos analógicos: Carpetas colgantes, archivadores…
Digitales (almacenamiento en la nube): (Dropbox, iCloud, Google Drive…)
Digitales (apps): Evernote, Gsuite, One Note, Notas de Apple

Según nuestras necesidades usaremos unos u otros. Incluso una combinación de varios de ellos.

Buenas prácticas a la hora de crear o mantener nuestro sistema de archivo en GTD.

Accesible, archivar debe ser fácil y rápido. Recuperar el material de referencia también.
¿Cómo se clasifica la información? Orden alfabético es una excelente opción.
Sé estricto a la hora de decidir qué archivas, no almacenes basura.
Depura de cuando en cuando, elimina los no-necesarios.
Úsalo cuando lo necesites. Es obvio, pero no vale de nada archivar y archivar si no se usa.

Errores típicos a la hora de identificar, crear o mantener un archivo.

Que no sea accesible, da pereza archivar.
Crear estructuras complejas, no encuentras lo que buscas.
Almacenar montones de basura, complica encontrar la información de valor.
No depurar e ir eliminando lo que pierda sentido allí, también genera basura.
No utilizarlo, recurrir a tu memoria en vez de a datos fiables.
Confundir tu archivo y tu material incubado. Ojo a las diferencias entre archivo e incubadora:
- ¿Qué organizas allí? Si son posibilidades desde ir a tus listas Algún día/Tal vez, si es información entonces al Archivo.
- ¿Hay que revisarlo? Recuerda que el Archivo no es, a priori, un lugar que revises asiduamente. Solo acudirás allí cuando necesites consultar algo en momentos específicos, mientras que tus listas Algún día/Tal vez sí deben ser revisadas con periodicidad regular.
- ¿Decides antes de usarlo, o después? Ten en cuenta que a tu Archivo irás tras tomar una decisión, mientras que a tus listas Algún día/Tal vez irás a consultar posibilidades para tomar una decisión después.

Enlaces de interés:

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