Gestion de interrupciones productividad

En este episodio 18 vamos a tratar sobre como lidiar con las interrupciones. Las interrupciones para mucha gente son un auténtico problema porque nos hacen perder nuestra concentración e impiden la correcta gestión de nuestros proyectos y tareas.

Las interrupciones pueden ser de dos tipos: Internas y Externas

Las interrupciones internas: son provocadas por nosotros mismos, por nuestros pensamientos, nuestros recuerdos. Es muy fácil estar desarrollando una tarea y que nuestra mente inquiera vuele hacia otros pensamientos u ocurrencias y que sintamos la tentación de explorar ese nuevo pensamiento o idea.

Las interrupciones externas: son provocadas por nuestro entorno (llamadas de teléfono, correos electrónicos que recibimos, aquel cliente que hay que atender urgentemente, nuestro Jefe que nos solicita alguna información, etc.

Técnicas para gestionar las interrupciones

La primera forma es evitarlas. Darle la vuelta al móvil (incluso ponerlo en modo reunión), cerrar el correo electrónico, defender nuestra hora tranquila, aprender a decir que no, etc.

La segunda manera de proceder es recopilar esas interrupciones, para ello necesitamos herramientas para poder recopilarlas. Es fundamental tener algún medio para capturarlas (un cuaderno, tacos de post-it, nuestro propio smartphone, etc,), para anotar esa idea que se nos ha ocurrido en ese momento de concentración máxima, el número de teléfono de ese cliente que hay que devolver la llamada, etc.

¿Qué podemos hacer cuándo la interrupción es inevitable?

Es importante asegurarnos que después de gestionar esa interrupción vamos a poder continuar trabajando concentrados y manteniendo nuestro nivel de calidad en nuestra actividad. Para ello, puede ser muy útil pedir que nos permitan 1 minuto antes de atenderles y tomar nota de lo que estamos haciendo en ese momento, que objetivos ibas a acometer, etc. Esa hoja, Post-It, o nota de voz, debe ir a nuestra bandeja de entrada, de modo, que volvamos a encontrarla, y recordar en el punto justo que nos habíamos quedado.

Nuestra experiencia con las interrupciones

Nuestra experiencia con las interrupciones es intentar evitarlas en la medida de lo posible. Algunas técnicas básicas que empleamos son:

  • Cerrar el correo electrónico y sólo verlo a determinadas horas.
  • Link (aplicación de mensajería de Windows que tienen Manolo en el trabajo), ponerla “en reunión” o “no molestar”. Esto se podría aplicar a Telegram o a WhatsApp.
  • Darle la vuelta y silenciar el móvil, o ponerlos en no molestar y que sólo tus contactos favoritos (familia) puedan interrumpirte.
  • Cerrar la puerta del despacho y defender tu “hora tranquila”. Unos auriculares son igual de efectivos.
  • Tener a mano post-its, cuadernos, cuartillas, etc., para capturar nuestras interrupciones (mentales y distracciones).
  • Utilizar el Smartphone como grabadora (notas de voz, etc).

En definitiva no perder la concentración con la interrupción y planificar momentos en el día sin interrupciones para trabajar con la máxima concentración.

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La sintonía del podcast es Jealously de Lilly Wolf y está disponible en jamendo.es