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Llevamos varios episodios hablado de los cinco pasos básicos del GTD, que son:

  1. Recopilación
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Evaluación de nuestro sistema
  5. Hacer

Seguimos con la serie sobre los pasos básicos del GTD con el episodio sobre el proceso de evaluación de nuestro sistema de GTD.

“Debe estar seguro de que está haciendo lo que tiene que hacer y de que está bien que no esté haciendo lo que no está haciendo. Revisar su sistema de gestión con regularidad y mantenerlo al día y bien engrasado son los requisitos para lograr semejante control.” – David Allen

El sistema de gestión de nuestras tareas, proyectos no puede ser estático y debe estar en continua adaptación a nuestro día a día. Debemos responder a estas dos preguntas:

  • ¿Qué cosas debo tener en cuenta y cuándo?
  • ¿Qué necesito hacer y con qué frecuencia para que el sistema funcione?

 Un verdadero proceso de revisión GTD nos lleva a centrarnos en las claves de nuestros proyectos.

Revisar la lista de tareas no significa tener que hacerlas, solo sirve para evaluar cuales podemos hacer en función del resto de obligaciones del día.

Tres tipos de revisión GTD

  • Revisiones menores
  • Revisiones semanales
  • Revisiones mayores

Revisiones Menores

Aquellas que hacemos en el día a día o con bastante frecuencia. Son revisiones cortas y el sistema que usemos nos debe permitir ver las acciones disponibles cuando tengamos que verlas, según tiempo, situación, estado o prioridad.

“Mucha gente me pregunta: «¿Cuánto tiempo dedica a analizar su sistema?» Mi respuesta es simple: «Sólo el necesario para sentirme cómodo con lo que estoy haciendo».” – David Allen

Mirar el calendario primero. La revisión más frecuente será mirar el calendario y ver las tareas del día para tener una idea del tiempo que tenemos disponible. Recordad que una tarea que se debe hacer un día y a una hora concreta debe estar en el calendario y no en la lista de tareas.

Lista de acciones después. Una vez revisado el calendario y las obligaciones del día debemos revisar las listas de tareas que podemos hacer en la situación actual. Para eso son muy útiles los contextos. No nos sirve de nada ver las cosas que podemos hacer en casa si estamos en la oficina, por ejemplo. La revisión correcta en el contexto correcto

Si tenemos registrado todo, revisando con frecuencia el calendario y las listas de tareas no se nos escapará nada de las manos.

Revisiones semanales

Una vez nuestro sistema está optimizado debemos seguir trabajando en el, poco a poco, para ir puliéndolo y adaptándolo a nuestros cambios personales y rutinas.

“Los muchos años que he pasado investigando y aplicando esta metodología con innumerables personas me han demostrado que la clave para la sostenibilidad del proceso es la revisión semanal.” – David Allen

La revisión semanal no solo permite planificar los días futuros, sino que sirve principalmente para analizar el comportamiento de nuestro sistema a lo largo de la última semana y así aprender de nuestros errores y corregirlos. Nos ayuda a tener una perspectiva más global, sin el ajetreo del día a día, que ayude a organizar y reevaluar el sistema y su comportamiento.

¿Nos hemos comprometido a demasiada tareas? ¿a demasiadas reuniones? Este es el momento de solucionarlo y reorganizarlo, ya sea posponiendo, delegando, reubicando tareas o simplemente diciendo que no (¡qué importante es decir que no a tiempo!)

La revisión semanal consiste en volver a dejar la mente vacía. Volver a pasar por las cinco tareas del flujo de trabajo y volver a organizar el sistema. El proceso de revisión se basa en el sentido común.

  • Organizar los papeles sueltos: Recoger todos los papeles, notas, tarjetas y llevarlos a la bandeja de entrada.
  • Procesar las notas: Revisar notas de la agenda, de reuniones, listas, materiales de consulta y proceder con ellas, ya sea creando acciones, archivando documentos, e incorporando ideas nuevas al sistema.
  • Reuniones pasadas: Revisar el calendario hacia atrás buscando tareas o acciones que nos hemos podido dejar sin procesar. De esta forma podemos dar por zanjada la semana.
  • Reuniones futuras: Revisar las próximas reuniones y organizar los preparativos que necesitemos .
  • Lista de “proyectos”: Revisar uno a uno tanto el estado en el que se encuentra, como las tareas realizadas y pendientes. Evaluar si se están cumpliendo los objetivos. Un buen habito es dejar al menos una acción inicial para cada uno de los proyectos.
  • Lista de “próximas acciones”: Quitar la acciones terminadas, buscar próximas acciones entre las disponibles y agregarlas.
  • Lista de «A la espera»: Apuntar todas las tareas que precisen seguimiento, ver si han cambiado de estado o si tenemos que hacer algo al respecto.
  • Lista de «Algún día / tal vez»: Es el momento de eliminar esas tareas que sabemos que nunca vamos a hacer o de activar aquellas que ha llegado el momento de realizar.
  • Revisar los archivos «Pendientes»: Es el momento de revisar ese material en busca de nuevas acciones, tareas o elemento a la espera.
  • Nuevas ideas: Es el momento de añadir nuevas ideas y propósitos a nuestro sistema.

El momento y el lugar correctos para la revisión

La revisión semanal es tan importante que debemos crearnos el hábito de realizarla. Para ello es bueno seleccionar un momento y lugar constante que nos permita tener ese momento de calma para centrarnos en lo que estamos haciendo. Puede ser en metro hacia el trabajo, llegando media hora antes a la oficina, el fin de semana mientras el resto de la familia sale… es cuestión de encontrar cada uno su momento.

“Sus mejores pensamientos relacionados con el trabajo no se le ocurrirán mientras esté trabajando.” – David Allen

Revisiones mayores

Es el momento de revisar los objetivos a largo plazo, esos que se nos escapan muchas veces en el día a día. El momento de ver el resultado de sumar todas las pequeñas acciones y proyectos que hemos realizado y organizar todas aquellas que debemos hacer para continuar.

Esta revisión no tiene una periodicidad establecida, cada uno debe evaluarlo por si mismo pero no debemos olvidar realizarla.

Para terminar os dejamos un enlace sobre cómo añadir tareas a Omnifocus desde Windows.


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La sintonía del podcast es Jealously de Lilly Wolf y está disponible en jamendo.es