Procesar tareas GTD

En el episodio 4 os hemos hablado de los cinco pasos básicos del GTD.

  1. Recopilación
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Evaluación
  5. Hacer

En este segundo episodio temático sobre los pasos básicos del GTD nos centraremos en coger todas las tareas recopiladas en el primer paso y procesarlas para que formen parte de nuestro sistema de GTD.

Procesar tareas, proyectos o información para consulta

De toda la información que hemos recopilado y que se encuentra en nuestra bandeja de entrada esperando que las procesemos, deberíamos distinguir si se trata de una tarea que simplemente ha de ejecutarse (por ejemplo: ir a comprar pan, solamente tendríamos que programar la acción de comprar el pan en el momento que podamos ejecutarla: al llegar a la panadería, antes de subir a casa, etc.), si por el contrario se trata de un proyecto, más o menos complejo, que está formado por distintas acciones o si tenemos una información que queremos conservar, pero no implica una acción en si misma.

Información útil para consulta

La parte más sencilla es cuando la información que tenemos en la bandeja de entrada es algún tipo de información que queremos conservar para más adelante. Tendríamos que depositarla o archivarla dentro de nuestro sistema para que esté disponible cuando nos haga falta o tengamos un rato para leerla. Por ejemplo Javier Cristobal nos comentó en su ponencia en el GUMCAM que tenía una carpeta de Omnifocus donde volcaba toda la información (artículos, páginas web, etc.) que quería consultar en sus tiempos muertos durante el día.

Tareas. La regla de los dos minutos

Una vez que hemos analizado nuestra primera entrada y distinguido si es una tarea o un proyecto, tendremos que procesarla. Suponiendo que sea una tarea, tendremos que pensar si es una tarea sencilla o compleja y si podemos o no ejecutarla en el contexto en el que nos encontramos. Volviendo al ejemplo anterior, no podremos comprar el pan si no estamos en la panadería, con lo que tendremos programarla en nuestro sistema, de modo que a lo largo del día nos desplacemos a la panadería para comprar el pan o que nos avise cuando estemos cerca de dicho comercio.

En el caso de que podamos ejecutarla en el contexto donde nos encontramos, tendríamos que analizar si podemos hacerla inmediatamente o en otro momento. Aquí entra la llamada “Regla de los dos minutos” a la que dedicaremos un episodio especifico para profundizar en mayor medida. También deberíamos determinar si tenemos que hacer nosotros esa tarea o podemos delegarla, en cuyo caso tendremos que anotar en nuestro sistema a quien hemos delegado la tarea y plazos de realización (plazo de apertura y de finalización por así decirlo) para que no se nos escape y hacer un seguimiento correcto.

Proyectos

Un Proyecto es una tarea compleja, que incluye más de una tarea en sí misma. Por ejemplo: si tenemos que llevar el coche al taller, tendremos que programar varias tareas (llamar al taller para pedir cita, llevar el coche el día convenido, quizá antes entregar un parte en la compañía de seguros, etc.).

Reglas para procesar la bandeja de entrada correctamente

Procesar el primer elemento de la bandeja de entrada. Quizá el segundo sea más importante, pero si no lo hacemos así, nos dedicaremos a seleccionar los elementos que nos resulten más atractivos.

Procesar un sólo elemento cada vez, por razones obvias. Hay que concentrarse en un sólo elemento y resistir a la tentación de ver otro. Al final empezamos a perder tiempo y a procrastinar.

Ningún elemento vuelve a la bandeja de entrada. Una vez que tomas ese elemento, hay que procesarlo y ponerlo en lugar debido de nuestro sistema de GTD, si lo devolvemos no lo procesaremos nunca, ni nos esforzaremos por procesar bien, nuestra bandeja de entrada.

Comentarios finales del episodio

El ganador del sorteo del libro de Javier Cristóbal fue Martiper pero cuando nos pusimos en contacto con él no indicó que ya tenía el libro, así que el premiado fue Chema Hoyos que era el segundo de la lista.

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