recopilar informacion en GTD

Vamos a realizar cuatro episodios dedicados a los primeros pasos del GTD, ya que el quinto paso, el de hacer las tareas es ya cosa de cada uno.

En el episodio de hoy hablaremos del proceso de recopilación de todas las tareas que tenemos que realizar. Según nos dice David Allen en su libro este es uno de los puntos en los que fallamos casi todos y por lo que suele irse al traste nuestro sistema de GTD.

Cada idea, tarea o situación que nos pase a lo largo del día debemos anotarla y dejarla lista para formar parte de nuestra sistema de GTD. No se trata de estar todo el día recordando algo hasta que lo hagamos, sino de apuntarlo en ese momento, dejarlo en nuestra bandeja de entrada y ya olvidarnos, confiando que en las revisiones de nuestro flujo de trabajo introduzcan el sistema, archiven o descarten esas tareas.

“Más vale un lápiz corto que una memoria larga”

Hay que conseguir automatizar el hecho de anotarlo todo. Que pase como si no nos enterásemos. Solo hay que apuntar, no se trata de valorar la importancia o necesidad de la tarea, eso lo haremos en el paso siguiente. Todas esas cosas “poco importantes” en nuestra cabeza acaban minando nuestras energías.

Es muy importante apuntar todas las tareas con un verbo de acción que nos aclare qué es lo que realmente tenemos que hacer.

Factores para recopilar con éxito

  1. Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación pero fuera de nuestra cabeza
  2. Usar el mínimo de bandejas o cestos de recopilación necesarios
  3. Vaciar estos cestos de recopilación periódicamente, procesar que es es siguiente paso que veremos en un episodio futuro.

Herramientas de captura y recopilación de las tareas

  • Libreta de notas, papel o boli.
  • Notas de audio
  • Apuntarlo en nuestra app de GTD
  • Notas en el móvil, iPad u ordenador
  • Una bandeja metálica o una zona de nuestro escritorio en la que dejar aquellos documentos físicos que nos llegan
  • El correo electrónico
  • El listado de llamadas perdidas y el buzón de voz
  • Los programas de mensajería tipo WhatsApp, Telegram o SMS

¿Porqué es mejor ir recopilando todo antes de procesarlo?

Principalmente porque podemos recopilar a lo largo del día y dedicar un rato a procesar. En ese momento veremos todo lo que tenemos pendiente de organizar. Nos permite

Consejos para recopilar en GTD

  • Utilizar libretas en las que se pueda arrancar las hojas una vez procesadas las tareas. Mentalmente eliminamos la tarea de la bandeja de entrada. Algo similar al efecto de tacharla de la lista una vez la hemos completado.
  • Cada idea en una hoja… así que mejor libretas pequeñas
  • Un taco de notas en blanco en el escritorio
  • El orden en nuestro entorno de trabajo facilita mucho la recopilación de información física. En un episodio hablaremos de escritorios productivos y de como organizarnos.


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La sintonía del podcast es Jealously de Lilly Wolf y está disponible en jamendo.es