Una forma de implantar GTD desde CERO en Todoist – Organización

En las próximas líneas explicaré cómo implanté GTD en Todoist. Es como yo lo hice, por lo que cualquiera que vea fallos o cosas a mejorar que lo indique. Toda sugerencia será bien recibida.

Está será la estructura de la serie de post sobre GTD en Todoist:

1. Implantación del sistema GTD en Todoist
2. La lista de Proyectos
3. La lista de Siguientes acciones
4. Listas A la espera, lista de Seguimiento y lista Algún día/Tal vez
5. Los niveles de perspectiva
6. Las revisiones
7. La revisión mensual – Áreas de responsabilidad o enfoque
8. La revisión trimestral – Metas y Objetivos
9. La revisión anual – Visión

Parto de la premisa de que sabemos qué es GTD y que es GTD lo que queremos implantar, por lo que en muchas cosas iré directamente al grano. Aún así creo que antes de empezar, es imprescindible escuchar el podcast de esta casa #024 – Los niveles de altitud – (recomiendo tomar notas) para entender cómo GTD abarca desde lo más abstracto / genérico, hasta lo más concreto. Además ayuda a diferenciar bien tarea (acción), proyecto y objetivo según la terminología GTD

Utilizaba (mal) una estructura de carpetas anidadas. Tenía unas Áreas de Responsabilidad, que contenían Objetivos, que a su vez contenían Proyectos, que contenían subproyectos, que contenían tareas. Con ese lío, me costaba mucho identificar las cosas a hacer, aunque utilizaba etiquetas y contextos (demasiados y poco precisos) tenía que aplicar filtros, nunca estaba seguro de tenerlo todo controlado… eso implica un sistema poco fiable y por tanto inútil para GTD.

Gracias a este grupo (en Telegram antes y ahora en Slack), preguntando, viendo como otros afrontaban los mismos problemas, viendo las capturas de cómo estructuraban, de sus contextos y leyendo mucho, tuve la sensación de “entender” el mecanismo del sistema, por lo que vi claro (a mi entender) como ponerlo en práctica. Cuando tenía la estructura prácticamente decidida, David Allen Co. publicó la guía Set Up GTD con Todoist que plantea dos métodos de implementación, y uno de ellos es el que iba a poner (y puse) en práctica.

A la hora de diseñar el sistema, creo que hay que empezar de cero. Por eso aproveché una semana que tenía libre. La estructura está basada en CONTENEDORES, muy limpia. Cada contenedor equivale a un proyecto en terminología de Todoist.

Implantar GTD en Todoist

Lo primero fue crear (en realidad ya lo utilizaba) un CONTENEDOR “Algún día/quizá» y moví TODO lo que tenía allí.  TODO. A la vista sólo tenía “Algún día/quizá”, eso si, llena a rebosar y con un trabajo de revisión por delante exhaustivo. A continuación, como Proyectos Todoist, creé los siguientes contenedores:

• (1) Lista de Proyectos
• (2) Siguientes acciones
• (3) A la espera
• (4) Archivo de seguimiento
• (5) Algún día/quizá

Y otros 3 contenedores con:

• (6) Revisiones
• (7) Rutinas
• (8) Metas

El sistema, visualmente queda así:

Simple ¿no?

Siguiendo con la exposición, en próximos post, voy a detallar lo que hay en cada contenedor y si soy capaz, explicar el sentido que tiene en GTD (por qué se crea y para qué)… para que queden sentadas las bases jaja.

En el siguiente post veremos cómo trabajar con la Lista de proyectos en Todoist.

Revisión marzo 2020:

Esta guía fue publicada por primera vez en diciembre de 2017. La primera revisión / actualización, es la que estás a punto de leer.

Todoist es una de las aplicaciones más utilizadas entre los usuarios de nuestra comunidad de GTD. Con esta Guía, pretendo explicar cómo creé la estructura elemental para poder hacer GTD utilizando Todoist.

La llamé DESDE CERO porque parto de una aplicación abierta por primera vez; pero hay otros dos motivos:

• Si te acercas por primera vez a GTD, olvídate de tu forma anterior de trabajar, tienes que «desaprender»: empieza desde cero
• Si vienes de otro sistema, de otra aplicación, no heredes ninguna estructura ni árbol, ni organización, empieza desde cero.

Esto no es un curso de GTD, es una guía para implantarlo utilizando Todoist.

Parto por tanto de la idea de que conoces los 5 pasos de GTD y que sabes que utiliza y se basa en un sistema de «listas».

Supongo que ya diferencias entre acción, proyecto y objetivo según la terminología GTD; Supongo también que sabes lo que un contexto…

Te puede resultar útil escuchar el podcast de Aprendiendo GTD #024 «Los niveles de altitud en GTD» (recomiendo tomar notas) para entender cómo GTD puede contemplar (y de hecho, si lo haces bien contempla) desde lo más abstracto/genérico (propósitos y principios), hasta lo más concreto (siguientes acciones).